Cómo manejar los vencimientos en tu almacén sin tirar plata
Controlar los vencimientos en el almacén es uno de los hábitos más importantes para cualquier almacenero o kiosquero. Un producto vencido no solo es una pérdida directa de dinero: también puede generar problemas legales, dañar la reputación del negocio y alejar a los clientes. La buena noticia es que con un sistema simple y constante se puede reducir al mínimo.
Por qué se vencen los productos en un almacén
Las causas más comunes son:
- Comprar más cantidad de la que se vende en el período de vigencia del producto
- No rotar bien la mercadería al acomodar los pedidos nuevos
- No revisar las fechas de vencimiento al recibir la mercadería del mayorista
- Tener productos escondidos en el fondo de la góndola o del depósito
Conocer las causas es el primer paso para corregirlas.
El método FIFO: primero en entrar, primero en salir
El sistema más usado en el comercio minorista y en la industria alimentaria se llama FIFO (del inglés First In, First Out): lo que entró primero al depósito, sale primero a la venta.
Cómo aplicarlo en la práctica:
Cuando llegue mercadería nueva, acomodala detrás de la que ya tenés. El producto más antiguo queda adelante y es el primero que toma el cliente. Es un hábito simple que, una vez incorporado, reduce los vencimientos de forma significativa.
Revisión periódica de fechas: hacelo una vez por semana
Dedicá 15 minutos por semana a revisar las fechas de vencimiento de los productos con mayor riesgo: lácteos, fiambres, conservas, panificados y cualquier producto con alta humedad o temperatura.
Organizalo por zonas:
- Lácteos y frescos: revisión diaria o cada 2 días
- Panificados y snacks: revisión semanal
- Conservas y almacén seco: revisión mensual
Qué hacer con productos próximos a vencer
No esperés a que venzan para actuar. Cuando un producto tiene menos de 30 días de vencimiento, tomá acción:
- Ponerlo en un lugar visible: movilá esos productos al frente de la góndola o cerca de la caja.
- Ofrecerlo a precio especial: un pequeño descuento es siempre mejor que tirar el producto.
- Avisarle a clientes de confianza: si sabés que alguien compra seguido ese producto, comentáselo. Es un gesto que fideliza.
- Combinarlo con otros productos: «llevás esto y te llevo este otro que está por vencer a mitad de precio.»
Cómo recibir bien la mercadería del mayorista
El control de vencimientos empieza en el momento de recibir el pedido, no después.
Checklist al recibir mercadería:
- Revisá las fechas de vencimiento antes de firmar el remito
- Si un producto tiene menos vigencia de la esperada, reclamalo en el momento
- Acomodá siempre el stock nuevo detrás del viejo (FIFO)
- Anotá en tu registro qué productos tienen fecha más próxima
Un buen mayorista te entrega mercadería con vigencia razonable. Si notás que te están mandando productos con fecha corta de forma reiterada, hablalo con tu asesor.
Llevá un registro simple de productos críticos
No necesitás un sistema de gestión sofisticado. Con una hoja o una planilla básica podés anotar:
| Producto | Fecha de vencimiento | Cantidad | Acción |
|---|---|---|---|
| Leche entera 1L | 05/07/2026 | 12 unidades | Adelantar en góndola |
| Galletitas | 15/07/2026 | 8 paquetes | OK |
| Mayonesa 250g | 01/07/2026 | 4 unidades | Oferta urgente |
Revisala una vez por semana y actualizala cuando entra mercadería nueva.
Comprar mejor para vencer menos
La raíz del problema muchas veces está en la compra. Si comprás más de lo que vendés en el período de vigencia del producto, inevitablemente vas a tener vencimientos.
Regla práctica: antes de comprar un producto, calculá cuántas unidades vendés por semana y cuántos días de vigencia tiene. Si vendés 2 unidades por semana y el producto vence en 30 días, no comprés más de 8 unidades.
En Mayorista PPP nuestras asesoras pueden ayudarte a ajustar las cantidades de compra según la rotación real de tu negocio, para que compres lo justo y no tires plata.
En resumen:
Manejar los vencimientos en el almacén no requiere tecnología ni sistemas complicados. Requiere tres hábitos simples: rotar bien la mercadería con el método FIFO, revisar las fechas con regularidad y comprar en cantidades ajustadas a lo que realmente vendés. Si queres conocer mas tips para evitar errores en tu comercio, te recomendamos nuestra nota anterior para evitarlos.
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